PanelLakó szerkesztőségFrissítve: 2026. május 23.
Kötelező dokumentumok társasházban — teljes lista
A közös képviselő dokumentumkezelési kötelezettségei sokrétűek: a 2003. évi CXXXIII. törvénytől (Ttv.) a 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) szabályain át az épületgépészeti és tűzvédelmi előírásokig számos jogszabály meghatározza, milyen iratokat kell megőrizni, meddig, és milyen formában. Ez az útmutató átfogó listát és megőrzési időket ad — a kötelező joghely-hivatkozásokkal együtt.
Alapdokumentumok
A társasházi jogviszony alapját képező iratok azok, amelyek a társasház létrejöttét, szervezetét és működési kereteit meghatározzák. Ezeket nem elegendő megőrizni — a közös képviselő köteles azokat a tulajdonostársak számára hozzáférhetővé tenni, és szükség esetén másolatot adni belőlük.
Alapító okirat
A társasházi albetétek és közös területek jogi meghatározása. A Ttv. 7. §-a alapján az alapítás feltétele és örökre megőrzendő. Ha módosítják, a korábbi változat is megőrzendő.
Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ)
A Ttv. 13. §-a szerinti kötelező belső szabályzat, amely az épület-specifikus működési rendet, szavazási szabályokat és közösségi előírásokat tartalmazza. Minden módosítás külön dokumentumként is megőrzendő.
Ingatlan-nyilvántartási adatok, tulajdoni lapok
A hatályos tulajdoni lapok másolatai (az összes albetétről) és az esetleges terheket, jelzálogjogokat igazoló dokumentumok. Ezek naprakészen kell tartani.
Igazságügyi nyilvántartás (közös képviselői megbízás)
A közös képviselő megbízásának dokumentuma — közgyűlési határozat vagy szerződés — amely a képviseleti jogosultságot igazolja hatóságokkal, bankokkal és szerződő partnerekkel szemben.
Közgyűlési dokumentumok
A közgyűlés a társasház legfőbb döntéshozó szerve. A Ttv. 30. § kötelezővé teszi a határozatkönyv vezetését, és a gyűléssel kapcsolatos összes dokumentum megőrzését. Ezek hiányában a határozatok végrehajthatósága — jogi vita esetén — megkérdőjelezhető.
Megőrzendő közgyűlési iratok
Meghívók (5 évig)
A közgyűlési meghívó dátumát, a napirendi pontokat és az igazolható kézbesítés módját tartalmazó dokumentum. A Ttv. 19. § szerinti határidők betartásának bizonyítéka.
Jelenléti ívek (5 évig)
A megjelent és meghatalmazott tulajdonostársak aláírásával hitelesített jelenléti ív — a határozatképesség utólagos igazolásához elengedhetetlen.
Határozatkönyv (10 évig)
A Ttv. 30. § szerint a közgyűlési határozatokat sorszámozva, dátummal és a szavazati arányok feltüntetésével kell rögzíteni. Ez az egész társasházi élet gerince — mindenkire kötelező.
Meghatalmazások (5 évig)
Ha tulajdonostárs meghatalmazott útján vett részt, a meghatalmazás írásban megőrzendő a szavazati jog igazolásához.
Hangfelvételek / videofelvételek
Nem kötelező készíteni, de ha a közgyűlésről készül felvétel, azt GDPR-konform adatkezeléssel — a felvételről való tájékoztatással — kell kezelni, és az érintettek hozzáférhetnek saját adataikhoz.
Pénzügyi dokumentumok
A társasházi pénzügyi iratkezelést elsősorban a 2000. évi C. törvény (számviteli törvény, Sztv.) szabályozza, különösen a 169. §, amely 8 éves megőrzési kötelezettséget ír elő a számviteli nyilvántartásokra. Ide tartoznak:
- Éves pénzügyi elszámolások (Ttv. 24/A. § alapján is kötelező) — 8 év
- Bejövő számlák (karbantartók, szolgáltatók, közmű-számlák) — 8 év
- Banki bizonylatok, bankszámlakivonatok — 8 év
- Pénztárbizonylatok (ha készpénzes kifizetés történt) — 8 év
- Közös képviselői megbízási díjról szóló bizonylatok — 8 év
- Felújítási alap kezeléséről szóló elkülönített nyilvántartás — 8 év
- Szerződések (takarítás, lift, biztosítás, karbantartók) — megszűnéstől + 5 év
- Hátralékos fizetési felszólítások, megállapodások — 8 év
Elkülönített felújítási alap
A Ttv. 45. §-a szerint a felújítási alap pénzeszközeit elkülönített bankszámlán kell kezelni, és nyilvántartásának a folyó kiadásoktól elkülönítve kell megjelennie az éves elszámolásban. Az összeolvasztás jogsértő, és a képviselő felelősségét alapozhatja meg.
Épületdokumentáció
Az épület fizikai állapotával és biztonságával kapcsolatos dokumentumok jogszabályi alapja különböző ágazati rendeletek — az építési, tűzvédelmi, energetikai és gépészeti előírások. Ezeket a közös képviselőnek nyomon kell követnie, és gondoskodnia kell a határidős megújításokról.
Energetikai tanúsítvány
10 évig érvényes; a 7/2006. (V. 24.) TNM rendelet írja elő. Ingatlan értékesítésekor vagy bérbeadásakor kötelező bemutatni. Lejárat előtt meg kell újítani.
Tűzvédelmi dokumentumok
Tűzvédelmi szabályzat (ha 50 főnél több személyt foglalkoztat a társasház), tűzvédelmi oktatások nyilvántartása, tűzoltó-berendezések vizsgálati naplói — az 54/2014. (XII. 5.) BM rendelet alapján.
Lift hatósági felülvizsgálat
A 11/2013. (III. 21.) NGM rendelet alapján a lift évenként kötelező hatósági felülvizsgálatnak kell alávetni. A felülvizsgálati napló és a minősítő határozat megőrzendő az aktuális + megelőző felülvizsgálati periódusból.
Épületgépészeti tervek és dokumentációk
Az épület elektromos, vízvezeték-, fűtési rendszerének tervdokumentációja — ezek elengedhetetlenek bármely felújításhoz vagy hatósági engedélykérelemhez. Lehetőleg digitalizálva kell megőrizni.
Lakókkal kapcsolatos dokumentumok
A társasházi nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden albetét és tulajdonos adatát. Ezek kezelése egyben GDPR-köteles adatkezelési tevékenység — a közös képviselő adatkezelőnek minősül, és köteles adatkezelési tájékoztatót biztosítani.
- Albetét-nyilvántartás (helyrajzi szám, albetét-arány, cím)
- Tulajdonosok neve és értesítési adatai (postacím, e-mail, telefonszám)
- Tulajdoni lapok másolatai (frissített verzió szükség szerint)
- Bérleti szerződések másolatai — amennyiben a tulajdonos értesítette a képviselőt a bérlőről
- Lakók által adott meghatalmazások (közgyűlés, ügyintézés)
- Épített közös területekre vonatkozó bérbeadási szerződések (pl. reklámfelület, antenna)
A bérlőkre vonatkozó adatok kezelése különösen kényes: a GDPR 679/2016/EU rendelet alapján csak a szükséges mértékű adatot szabad tárolni, és az érintett személy tájékoztatást, hozzáférést, törlést kérhet. Az adatkezelési tájékoztatót a közös képviselőnek nyilvánosan közzé kell tennie.
Kötelező megőrzési idők táblázata
Az alábbi táblázat összefoglalja a leggyakoribb iratfajtákat, azok kötelező megőrzési idejét és az azt előíró jogszabályi hivatkozást.
| Irat típusa | Megőrzési idő | Jogszabályi alap |
|---|---|---|
| SZMSZ és módosításai | Örök megőrzés | Ttv. 13. § |
| Alapító okirat | Örök megőrzés | Ttv. 7. § |
| Közgyűlési meghívók | 5 év | Ttv. 19. § és polgári jog általános elévülése |
| Jelenléti ívek | 5 év | Ttv. 19. § |
| Közgyűlési határozatok (határozatkönyv) | 10 év | Ttv. 30. § |
| Éves elszámolások | 8 év | 2000. évi C. tv. (Sztv.) 169. § |
| Számlák, bizonylatok | 8 év | Sztv. 169. § |
| Bankszámlakivonatok | 8 év | Sztv. 169. § |
| Szerződések (folyamatban lévő) | Szerződés megszűnéséig + 5 év | Ptk. 6:22. § (elévülési idő) |
| Energetikai tanúsítvány | 10 év (érvényessége alatt) | 7/2006. (V. 24.) TNM rendelet |
| Lift hatósági felülvizsgálat | Következő felülvizsgálatig + 5 év | 11/2013. (III. 21.) NGM rendelet |
| Tűzvédelmi dokumentumok | 5 év | 54/2014. (XII. 5.) BM rendelet |
| Munkáltatói iratok (ha alkalmaz) | 50 év | 1997. évi LXXX. tv. (Tbj.) |
A táblázat a legfontosabb iratfajtákat tartalmazza. Az egyedi esetekre vonatkozó pontos megőrzési kötelezettséget mindig az adott jogszabály alapján kell meghatározni.
Lakók jogai a dokumentumokhoz
A Ttv. 46. § (3) bekezdése alapján minden tulajdonostárs jogosult betekinteni az összes, a társasházi közösséggel kapcsolatos iratba. Ez nem korlátozható — a közös képviselő nem tagadhatja meg az iratokhoz való hozzáférést arra hivatkozva, hogy az nem érinti közvetlenül az adott tulajdonost.
Betekintési jog
Minden tulajdonostárs helyszínen megtekintheti a közösségi iratokat. A közös képviselő köteles az iratokat rendelkezésre bocsátani.
Másolatkérés
A tulajdonostárs másolatot kérhet az iratokról. Ennek díja legfeljebb az önköltségi ár lehet — extraprofitot nem lehet felszámítani.
GDPR-korlátok
Más tulajdonosok személyes adataihoz (pl. hátralék neve) való hozzáférés korlátozott — erre a GDPR tájékoztatási kötelezettsége alkalmazandó.
Ha a közös képviselő megtagadja a betekintést vagy a másolatkiadást, a tulajdonostárs bírósághoz fordulhat. A jogtalan megtagadás a képviselő visszahívásának alapja is lehet. Éppen ezért a jól szervezett, digitálisan kezelt dokumentumtár — amelyhez a tulajdonosok online hozzáférhetnek — csökkenti a konfliktusok kockázatát.
Digitális dokumentumtár előnyei
A papíralapú iratkezelés egyre nehezebben tartható fenn a megnövekedett jogszabályi elvárások és a tulajdonosok növekvő igényei mellett. A digitális dokumentumtár nemcsak kényelmi megoldás — hanem a törvényi kötelezettségek biztonságosabb teljesítésének eszköze is.
Kereshetőség és rendszerezettség
A digitalizált iratok pillanatok alatt megtalálhatók irat típusa, dátuma vagy ügyiratszáma alapján — nem kell fizikai mappákban keresni évekre visszamenőleg.
Biztonság és mentés
A felhőalapú tároló megvédi az iratokat a fizikai megsemmisüléstől (tűz, vízkár, betörés). Automatikus biztonsági mentéssel az iratok soha nem vesznek el.
Hozzáférés-kezelés
Beállítható, hogy a tulajdonostársak csak a saját adataikat és a közösségi dokumentumokat lássák — a más tulajdonos személyes adatait védő GDPR-szabályok automatikusan érvényesülnek.
GDPR megfelelés
A PanelLakó dokumentumtára beépített hozzáférési naplóval rendelkezik — így bármikor igazolható, ki, mikor és milyen dokumentumhoz fért hozzá. Ez az adatvédelmi hatósági ellenőrzésen kulcsfontosságú.
Azonnali megosztás és aláírás
Dokumentumok könnyen megoszthatók a tulajdonostársakkal, alvállalkozókkal vagy hatóságokkal — elektronikus aláírással ellátva, hitelesített formában.
A PanelLakó Dokumentumtár moduljáról részletesen olvashat a /funkciok/dokumentumtar oldalon. A modul lehetővé teszi az összes fent felsorolt irat digitális kezelését, a megőrzési határidők követését és a tulajdonosok hozzáférés-kezelését — egységes, GDPR-konform keretrendszerben.
Hivatkozott jogszabályok
2003. évi CXXXIII. tv. (Ttv.) 13., 19., 24/A., 30., 45–46. §§
A társasháztörvény iratkezelési, közgyűlési dokumentálási és betekintési kötelezettségekre vonatkozó rendelkezései.
2000. évi C. tv. (Sztv.) 169. §
A számviteli bizonylatok és könyvviteli nyilvántartások kötelező 8 éves megőrzési ideje.
679/2016/EU rendelet (GDPR)
A személyes adatok kezelésére vonatkozó általános uniós adatvédelmi rendelet — a közös képviselő mint adatkezelő kötelezettségeit meghatározza.
7/2006. (V. 24.) TNM rendelet
Az épületek energetikai jellemzőinek meghatározásáról — az energetikai tanúsítvány 10 éves érvényességi ideje.
11/2013. (III. 21.) NGM rendelet
A felvonók időszakos biztonsági felülvizsgálatának kötelező rendjéről.
54/2014. (XII. 5.) BM rendelet
Az Országos Tűzvédelmi Szabályzat — a tűzvédelmi dokumentumok megőrzési követelményei.
Ez a cikk tájékoztató jellegű és nem minősül jogi tanácsadásnak. Konkrét esetekben — különösen jogvita, hatósági eljárás vagy adatvédelmi kérdés esetén — forduljon ügyvédhez vagy GDPR-tanácsadóhoz.
Kapcsolódó témák
Tárolja az összes iratot egy helyen
A PanelLakó Dokumentumtár modulja kezeli a megőrzési határidőket, a hozzáférési jogosultságokat és a GDPR-megfelelést. 14 napos ingyenes próba, bankkártya nélkül.
Dokumentumtár megismerése