Dokumentumtár — minden irat egy helyen
A legtöbb társasházban az iratok szétszórva találhatók: néhány papíralapú mappában, néhány e-mailben, pendrive-on vagy a közös képviselő személyi számítógépén. Ez megnehezíti a hozzáférést, kockázatot jelent az adatvédelmi megfelelés szempontjából, és komoly gondot okozhat képviselőváltáskor. A PanelLakó dokumentumtára ezt a problémát egyszer és mindenkorra megoldja.
Miért kritikus a rendezett iratkezelés?
A társasháztörvény (2003. évi CXXXIII. tv.) kötelezi a közös képviselőt a közösség iratainak megőrzésére és a lakók számára való hozzáférhetővé tételére. Ha egy lakó kikéri az SZMSZ-t vagy egy korábbi közgyűlési határozatot, azt a képviselőnek rendelkezésre kell bocsátania. A papíralapú vagy szétszórt digitális dokumentumkezelés esetén ez időigényes, olykor lehetetlen feladat.
A digitális dokumentumtár biztosítja, hogy minden irat azonnal, bármelyik jogosult fél számára elérhető legyen — akár éjjel is, akár mobilról. Képviselőváltáskor az összes irat automatikusan átadható az új képviselőnek, a történeti dokumentumok és a korábbi határozatok teljes egészében megmaradnak.
Hozzáférés-kezelés: ki láthat mit?
Nem minden irat szól mindenkinek. A pénzügyi riportok és a könyvelési anyagok például általában csak a közös képviselő és a számvizsgáló bizottság tagjai számára hozzáférhetők, míg a közgyűlési határozatok és az SZMSZ az összes tulajdonos számára nyilvánosan megtekinthető.
A PanelLakó dokumentumtárában dokumentumtípusonként és akár egyedi dokumentumonként is beállítható a láthatóság: mindenki, csak képviselők, csak meghatározott lakók, vagy akár külső könyvelő is kaphat korlátozott olvasási jogot anélkül, hogy a teljes rendszerhez hozzáférne. Ez nemcsak kényelmes, hanem GDPR szempontból is kifejezetten helyes megközelítés.
Verziókövetés és auditnyomvonal
Az SZMSZ vagy a házirend módosításakor kritikus, hogy az összes korábbi verzió megmaradjon. A PanelLakó rendszere automatikusan archiválja a dokumentumok korábbi változatait — így mindig visszaállítható, hogy egy adott időpontban milyen szabály volt érvényben. Az auditnapló rögzíti, ki mikor töltötte fel, módosította vagy tekintette meg az egyes iratokat.
GDPR megfelelés és adatbiztonság
A társasházi iratok számos személyes adatot tartalmaznak: tulajdonosok nevét, lakcímét, fizetési adatait. Az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) előírja ezek biztonságos kezelését, a hozzáférések naplózását és az adatok meghatározott ideig való megőrzését (majd törlését). A PanelLakó titkosított adattárolással, hozzáférés-naplózással és automatikus adatmegőrzési politikával biztosítja a megfelelést — a közös képviselőnek nem kell adatvédelmi szakértőnek lennie.
Milyen dokumentumokat tárolhat?
- Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ)
- Közgyűlési meghívók és napirendi pontok
- Közgyűlési jegyzőkönyvek és határozatok
- Éves pénzügyi elszámolások és mérlegek
- Karbantartási és felújítási szerződések
- Közüzemi számlák és számlamellékletek
- Biztosítási kötvények és káresemény-dokumentumok
- Hatósági engedélyek és épülettervek
Jogosultság-kezelés
Pontosan meghatározható, melyik lakó vagy bérlő milyen dokumentumokhoz férhet hozzá. A pénzügyi iratok például csak a közös képviselőnek láthatók, míg a közgyűlési határozatok mindenki számára elérhetők.
Verziókövetés
Minden dokumentum módosításánál automatikusan megőrzi a rendszer a korábbi verziót is. Így bármikor visszaállítható egy korábbi állapot, és nyomon követhető, ki, mikor és mit változtatott.
Teljes szöveges keresés
Akár több évre visszamenőleg is azonnal megtalálható bármely irat. A keresés névvel, dátummal, típussal vagy kulcsszóval is működik — nincs több órákon át tartó iratkeresés.
GDPR megfelelés
A rendszer a magyar és az európai uniós adatvédelmi szabályoknak megfelelően kezeli a személyes adatokat. Minden hozzáférés naplózva van, az adatok titkosítva tárolódnak szerver oldalon.
Rendezze át az iratkezelést
14 napos ingyenes próba, kártyaadatok nélkül. Töltse fel az első dokumentumokat, és lássa meg a különbséget.
Ingyenes regisztráció